Ziekteverzuim - Langdurig verzuim

Eisen (harde eis vanuit wet- of regelgeving)

• Volg de stappen uit de Wet Verbetering Poortwachter bij het begeleiden van zieke medewerkers. Leg deze stappen ook vast in het verzuimbeleid.

Aanbevelingen (advies)

• Benut de mogelijkheden van een zieke medewerker zo optimaal mogelijk. Dit betekent samen kijken naar passende werkzaamheden. Vermeld dit ook in het verzuimbeleid.
• Vermeld in het verzuimbeleid de procedure van ziek melden.
• Verstrek een kopie van het verzuimbeleid aan alle medewerkers.
• De directeur houdt toezicht op de naleving van de afspraken met betrekking tot arbeidsomstandigheden en spreekt de medewerkers daarop aan.
• De school is actief bezig met de vitaliteit van de medewerkers.
• Voor scholen is het van belang om een duidelijk beleid en protocol te hebben hoe om te gaan met langdurig ziekteverzuim en hoe dat voorkomen kan worden. 

Verzuimbeleid
Het ziekteverzuimbeleid maakt onderdeel uit van het arbo- en personeelsbeleid en heeft als doel:

• Arbeidsongeschiktheid en beroepsziekten te voorkomen
• Ziekteverzuim tot een minimum te beperken en spoedige re-integratie te bevorderen
• De wetgeving op dit gebied na te leven

Een ziekteverzuimbeleidsplan is een uitwerking van de regels en beschrijft maatregelen ter bevordering van de veiligheid en de gezondheid van werknemers. Het ziekteverzuimbeleidsplan bestaat uit drie onderdelen:

• Preventief beleid (hoe voorkomen kan worden dat iemand uitvalt ten gevolge van ziekte)
• Curatief beleid (Wanneer iemand onverhoopt toch uitvalt, hoe kan herstel en re-integratie dan bespoedigd worden)
• Registratie en administratie (re-integratiedossier en doen van meldingen)

Preventief beleid
Ziekte kan niet altijd voorkomen worden. Maar wanneer er een goed preventief beleid gevoerd wordt, kan er wel voorkomen worden dat ziekte ook altijd verzuim tot gevolg heeft. Een aantal aspecten die onderdeel uit kunnen maken van preventief beleid zijn:

• Maak inzetbaarheid onderdeel van alle functionerings- en voortgangsgesprekken die gevoerd worden met de medewerkers. Bespreek hierin wat de knelpunten zijn (bijvoorbeeld in werk- privébalans) en wat een mogelijke oplossing hiervoor is. Maak hierop ook een concreet plan van aanpak.
• Zorg voor goede arbeidsomstandigheden binnen de school.
• De directeur houdt toezicht op de naleving van de afspraken met betrekking tot arbeidsomstandigheden en spreekt de medewerkers daarop aan.
• Stel interventies beschikbaar die ingezet kunnen worden wanneer een medewerker klachten ervaart die tot ziekte en uitval kunnen leiden.
• Voer frequent verzuimgesprekken met medewerkers. Bepaal wat binnen jullie organisatie als frequent verzuim beschouwd wordt, vaak wordt hier drie meldingen in een kalenderjaar voor aangehouden. Wanneer iemand drie keer of vaker in een kalenderjaar (kortdurend) ziek is, is het van belang om dit te bespreken met de medewerker om te achterhalen wat er speelt en hoe langdurig verzuim voorkomen kan worden.

Curatief beleid
De richtlijn voor het curatief beleid is enerzijds vastgelegd in de Wet Verbetering Poortwachter (WVP), 24 maart 2017 en helpt werkgevers, bedrijfsartsen, arbodiensten en reïntegratiebedrijven van zieke of arbeidsongeschikte werknemers.
Vanwege de complexiteit van de WVP is hier een apart hoofdstuk voor gemaakt. Andere zaken die in het curatieve beleid thuis horen zijn:

• Leg vast op welke wijze, wanneer en bij wie een medewerker zich ziek moet melden.
• Inventariseer welke aangepaste werkzaamheden er beschikbaar zijn voor zieke werknemers. Doe dit bij voorkeur voordat iemand zich ziek meldt. zodat er altijd werkzaamheden voor handen zijn en iedereen optimaal mogelijkheden kan benutten.
• Overleg tijdig met de medewerker en arbodeskundigen (arbodienst/bedrijfsarts) over de werkzaamheden.
• Let op: een medewerker mag door de werkgever niet gevraagd worden naar medische klachten en diagnose en hoeft hier ook geen uitspraak over te doen. Vraag in het geval van onduidelijkheid over de mogelijkheden altijd advies aan een arbodeskundige (bedrijfsarts/arbodienst).
• Informatie, bijvoorbeeld over wat de werkgever wel en niet mag vragen over registreren en vastleggen van gegevens of over de advisering van de bedrijfsarts, kunt u vinden in het document 'Beleidsregels voor de verwerking van persoonsgegevens over de gezondheid van de zieke werknemer'.

Wet Verbetering Poortwachter (WVP) 
De rechten en plichten van werkgevers en (zieke) werknemers liggen vast in de Wet Verbetering Poortwachter (WVP, 24 maart 2017). De WVP helpt werkgevers, bedrijfsartsen, arbodiensten en reïntegratiebedrijven in de begeleiding van zieke of arbeidsongeschikte werknemers.

De belangrijkste regeling op basis van de WVP is de Regeling procesgang eerste en tweede ziektejaar. Bij ziekte, arbeidsongeschiktheid en re-integratie geldt voor onderwijspersoneel ook nog de Regeling Ziekte en arbeidsongeschiktheid primair onderwijs (ZAPO). De WVP geeft stapsgewijs de volgende verplichtingen:

Dag 1 -  ziekmelding
Op de dag dat de werknemer ziek wordt kan dat volgens de eigen procedure vastgelegd worden. De datum van ziekmelding is de eerste ziektedag. Vanaf dit moment loopt het proces van de Wet Verbetering Poortwachter (WVP). De WVP verplicht de werkgever bij elk verzuim langer dan zes weken een zogenaamde 'casemanager' te benoemen. Hij/zij heeft de taak het langdurig verzuim te begeleiden en te bewaken om zo effectieve re-integratie te realiseren, onnodig hoge kosten te voorkomen en zorgt voor een 'Poortwachterproof' ziekteverzuimdossier. De werkgever en zieke werknemer werken samen aan de re-integratie. De werkgever/casemanager die de medewerker gaat begeleiden tijdens de re-integratie, is vaak de direct leidinggevende. Voor het bepalen van de verzuimcijfers en het frequent verzuim is het echter wel van belang om elke ziekmelding te registreren.

• Let op:
  Het is geen wettelijke verplichting om de medewerker direct op de eerste dag ziek te melden bij de bedrijfsarts en/of arbodienst. Hierover kunnen afspraken gemaakt worden met de betrokken bedrijfsarts en/of arbodienst. 
  
  Wanneer krijgt mijn werknemer een ziektewetuitkering?|
  Als u werknemer ziek wordt, geldt in de volgende situatie de Ziektewet als vangnet: Ziek door zwangerschap of bevalling, door orgaandonatie of de werknemer heeft een no-riskpolis. Meld ziekte ten gevolge van zwangerschap of bevalling binnen vier dagen aan het UWV omdat u anders een boete riskeert van maximaal 455 euro. Een werknemer die ziek is door orgaandonatie en werknemers met een no-riskpolis hebben recht op een ziektewetuitkering. Deze melding kan verzorgd worden door de arbodienst of het administratiekantoor. Maak hierover met deze partijen afspraken. Ook in het geval van een ziektewetuitkering gelden de hieronder genoemde verplichtingen ten aanzien van de WVP.
  NB: het loon wordt doorbetaald, de ziektewetuitkering wordt uitbetaald aan de werknemer.

Doorlopend vanaf dag 1 -  re-integratieverslag
Start direct zodra de begeleiding begint met het re-integratieverslag. Hierin worden alle relevante documenten en gespreksverslagen opgenomen. Dit is uiteindelijk van belang wanneer het tot een WIA aanvraag komt.

• Let op:
  Vermeld geen medische of andere privacygevoelige informatie in het re-integratieverslag. Informatie, bijvoorbeeld over wat de werkgever wel en niet mag vragen, over registreren en vastleggen van gegevens of over de advisering van de bedrijfsarts, kunt u hier vinden.

Week 6 - probleemanalyse
Uiterlijk in de zesde week van ziekte stelt de arbodienst/bedrijfsarts met de zieke medewerker de probleemanalyse op.

Week 8 - plan van aanpak
Op basis van de probleemanalyse maken de casemanager/werkgever en de werknemer uiterlijk in week 8 samen een plan van aanpak waarin vastgelegd wordt hoe re-integratie vorm wordt gegeven.

Elke 6 weken - evaluatie
De werknemer en de casemanager/werkgever evalueren na het opstellen van het plan van aanpak minimaal elke 6 weken. Op basis van deze voortgangsgesprekken wordt het plan van aanpak bijgesteld als dat nodig is en worden nieuwe afspraken vastgelegd in de evaluatie. Indien nodig, kan dit vaker gedaan worden. 

• Let op:
  Schakel tijdig deskundigen (bijvoorbeeld een arbeidsdeskundige) in wanneer re-integratie vast loopt of wanneer terugkeer in eigen werk niet mogelijk is. De arbodienst/bedrijfsarts kan hierover adviseren. Ook kunt een deskundige oordeel vragen als de re-integratie vastloopt bij het UWV.

Week 42 -  aangeven langdurig verzuim
Na 42 weken ziekte moet de werkgever een ziekmelding doen bij het UWV. Dit kan de arbodienst of de bedrijfsarts voor u doen, maar het kan ook gedaan worden door uw administratiekantoor.

• Let op:
  Het is van belang om dit tijdig te doen om een boete van het UWV te voorkomen.

Uiterlijk week 52 - eerstejaarsevaluatie
Werkgever en werknemer stellen samen uiterlijk in week 52 een eerstejaarsevaluatie op. Hierin wordt teruggekeken op het eerste ziektejaar en worden plannen gemaakt voor het tweede ziektejaar. Is er twijfel over de mogelijkheid tot terugkeer in de eigen functie, dan moet er eventueel naast de re-integratie in eigen functie gekeken worden naar andere mogelijkheden bij de eigen werkgever (1e spoortraject). Daarnaast moet een 2e spoortraject gestart worden: zoeken naar mogelijkheden bij een andere werkgever. U kunt hiervoor een re-integratiebureau inschakelen.

• Wanneer is een tweede spoortraject aan de orde?
  Zodra er geen zicht (meer) bestaat op een structurele hervatting bij de eigen werkgever, moet een tweede spoortraject worden gestart. Dit om de hervattingskansen van de zieke werknemer zo veel mogelijk te vergroten. Uiterlijk binnen 6 weken na de eerstejaarsevaluatie moet dit spoortraject worden gestart.

Tot 104 weken - proces volgen
Gedurende het tweede jaar zullen werkgever/casemanager en werknemer regelmatig contact hebben over de voortgang van de gekozen route. Of  het nu gaat om opbouw van uren in eigen werk, realiseren van aanpassingen, volgen van een opleiding of een re-integratietraject 2e spoor. Het proces zal gevolgd moeten worden en bovendien worden vastgelegd in het verzuimdossier.
         
Week 88 - brief UWV met betrekking tot WIA aanvraag
Door het doen van de 42e weekmelding is het UWV op de hoogte van ziekte van uw werknemer. Wanneer er geen herstelmelding gedaan wordt, zal een medewerker altijd een brief ontvangen dat hij/zij de WIA aanvraag moet gaan doen.

• Let op:
  Het doen van de WIA aanvraag is de verplichting van de medewerker, dit moet uiterlijk in week 93 van ziekte gedaan worden. UWV geeft in de brief aan wanneer de deadline is. Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het aanleveren van het re-integratieverslag.

Week 91 - actueel oordeel bedrijfsarts/arbodienst en eindevaluatie
Om de WIA aanvraag te kunnen doen is er een actueel oordeel van de bedrijfsarts nodig. Op basis hiervan kunnen werkgever en werknemer een eindevaluatie van de re-integratie maken. Dit zijn de laatste twee documenten van het re-integratieverslag.  Zorg dat de zieke werknemer uiterlijk in week 91 kopieën krijgt van de volgende documenten uit het re-integratieverslag:                

• Probleemanalyse en eventuele bijstellingen probleemanalyse;
• Plan van aanpak;
• (Eerstejaars)evaluatie
• Actueel oordeel bedrijfsarts/arbodienst;
• Eindevaluatie. 

Week 104 -  WIA beoordeling
Uiterlijk in week 104 beoordeelt UWV of de medewerker in aanmerking komt voor een WIA uitkering.

Tips voor de werkgever             

• Houd regelmatig contact met elkaar. Maak  hier met elkaar concrete afspraken over en maak waar mogelijk een afspraak op de werkvloer. Hoe langer de periode van geen contact duurt, hoe lastiger het wordt om re-integratie op te starten.
• Wees belangstellend naar elkaar, maar houdt het ook zakelijk en maak duidelijke afspraken.
• Is er geen sprake van ziekte, maar bijvoorbeeld van een arbeidsconflict of disfunctioneren? Onderneem hier dan zo snel mogelijk actie op en blijf niet in een verzuimsituatie hangen. Vraag indien nodig advies bij uw arbodienst of arbodeskundige.
• Benut de mogelijkheden die er zijn voor re-integratie. Het kan zijn dat het eigen werk even niet mogelijk is voor de volledige contractomvang, maar kijk dan of er alternatieven zijn. Bijvoorbeeld: minder uren werken, tijdelijk (deels) in een andere functie werken of misschien zelfs op een ander locatie?
• Beschrijf bij re-integratieactiviteiten steeds wat het doel en de duur van de werkzaamheden is. Arbeid therapeutisch werk mag niet langer dan 6 weken duren. Werkt iemand in aangepast werk ('wenselijk geachte arbeid') dan moet voor die uren ook in het tweede ziektejaar 100% van het salaris betaald worden. In artikel 13 van de ZAPO wordt beschreven wat arbeid op therapeutische basis is en wat wenselijk geachte arbeid is. (Bladzijde 313 cao PO 2018-2019 Artikel 13. Inkomsten uit wenselijk geachte arbeid).

Tips voor werknemers 

• Je bent als werknemer verplicht mee te werken aan je re-integratie.
• Neem zelf ook initiatief waar het aankomt op herstel en re-integratie.
• Maak bij twijfel over je re-integratie en de medewerking van de werkgever zo nodig gebruik van het Deskundigenoordeel van het UWV.
• Maak problemen die je ervaart bespreekbaar met je leidinggevende of iemand anders die je vertrouwt en zoek samen naar oplossingen om waar mogelijk ziekte te voorkomen.

Let op: Deze oplossing wordt niet getoetst door de Nederlandse Arbeidsinspectie (NLA).