Ziekteverzuim - Registratie en analyse

• Zorg voor managementinformatie zodat verzuim te analyseren en te sturen is.
• Zorg voor betrouwbare informatie om ziekteverzuim bespreekbaar te maken.
• Zorg voor een goede verzuimregistratie.
  Het is belangrijk om ziekteverzuimpercentage, gemiddelde ziekteverzuimduur in dagen en ziekmeldingsfrequentie per individu en school te kunnen genereren. Een indeling per school naar leeftijd, geslacht, onderwijspersoneel (OP), onderwijsondersteunend personeel (OOP), afdelingen of locatie is ook handig.
• Focus bij de analyse op de verzuimcijfers op beïnvloedbaar verzuim. Behalve cijfers kunt u ook een analyse maken op kwalitatief niveau (oorzaken ziekteverzuim, reactievermogen op verzuim).

Doel van registratie
De registratie van ziekteverzuim dient verschillende doelen:

1. Administratief de zaken op orde hebben
2. Verkrijgen van managementinformatie om het ziekteverzuim te kunnen analyseren en te sturen
3. Verkrijgen van betrouwbare informatie als aanknopingspunt om het ziekteverzuim binnen de school bespreekbaar te maken

Wat registreer je?
Zorg ervoor dat het registratiesysteem de volgende gegevens kan genereren:

• Het ziekteverzuimpercentage per individu en per school in een bepaalde periode
• De gemiddelde ziekteverzuimduur in dagen per individu en per school in een bepaalde periode
• De ziekmeldingsfrequentie per individu en per school in een bepaalde periode
• Een indeling van het ziekteverzuim per school op grond van leeftijd, geslacht, OP, OOP, afdelingen, locaties
• Een indeling in kort, middellang en langdurig verzuim

Hoe registreer je?
Salarisadministratiekantoren hebben hun eigen verzuimregistratiesystemen. Zij kunnen u periodiek duidelijke overzichten van het verzuim in uw organisatie verstrekken. Ook de arbodienst kan u voorzien van overzichten met gegevens over het verzuim in uw organisatie.

Analyse van ziekteverzuimcijfers
Focus bij de analyse van de verzuimcijfers op beïnvloedbaar ziekteverzuim. Naast een kwantitatieve analyse kunt u ook een kwalitatieve analyse maken.

Kwantitatieve verzuimanalyse
Op grond van de verzamelde verzuimcijfers kunt u een grondige verzuimanalyse maken.
Hierbij krijgt u antwoord op vragen als:

• Hoe hoog is ons verzuim, vergeleken met vergelijkbare scholen?
• Waar zit het probleem precies? Wat zijn de verzuimoorzaken?
• Is het totale verzuimpercentage hoog?
• Is de ziekmeldingsfrequentie hoog?
• Is de gemiddelde verzuimduur hoog?
• Wordt het (hoge) verzuim voornamelijk bepaald door enkele zeer langdurige ziektegevallen?

Verder kan worden nagegaan hoe het verzuim is verdeeld (percentage, meldingsfrequentie en verzuimduur) tussen: 

• onderwijzend- en onderwijsondersteunend personeel;
• mannen en vrouwen;
• leeftijdsgroepen;
• onderwijssectoren of afdelingen binnen de school;
• locaties.

Kwalitatieve verzuimanalyse
Bij een kwalitatieve analyse kijk je meer naar de achtergronden van specifieke verzuimgevallen. Een kwalitatieve analyse kan veel extra informatie opleveren over de oorzaken van het ziekteverzuim en hoe uw organisatie reageert op gevallen van ziekteverzuim. Door stil te staan bij de acties en resultaten per verzuimgeval krijgt u in beeld hoe goed of slecht het ervoor staat met de samenwerking tussen de medewerker, de leidinggevende(n), de bedrijfsarts en alle andere betrokkenen. En waar in dit proces winst valt te behalen. Voor deze analyse kunt u een aantal lang-verzuimers onder de loep nemen, maar ook belangrijk is de gevallen van frequent kort-verzuim te analyseren. 

Aanvullende/andere mogelijkheden voor meer inzicht in het ziekteverzuim

• Het voeren van verzuimgesprekken
  Vaak worden alleen mensen begeleid die langdurig verzuimen. Het is van belang dat verzuimgesprekken ook gevoerd worden met medewerkers die regelmatig kort verzuimen. Hierdoor kan de oorzaak van het frequent kort verzuim achterhaald worden. Uit onderzoek is namelijk gebleken dat van de werknemers die zich vier keer of vaker per jaar ziek melden, de helft vervalt in een langdurig ziekteverzuim in de vier jaren erna.
• Bronnen van informatie over ziekteverzuim
  Individuele gesprekken met medewerkers (functioneringsgesprekken, loopbaangesprekken), vergaderingen (waarin verzuim, welzijn en arbeidsomstandigheden worden besproken), risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E) en plan van aanpak, en het aanbieden van een open spreekuur over arbeidsomstandigheden.

Vergelijking met andere scholen
Het Vervangingsfonds/Participatiefonds (VfPf) stelt verzuimcijfers beschikbaar. Zo kunt u de verzuimcijfers van uw school vergelijken met andere scholen van vergelijkbare grootte of denominatie in uw regio. Ook kunt u een vergelijking maken met de landelijke verzuimcijfers. Neem contact op met uw regioteam van VfPf om dit te bespreken.

Op weg naar minder ziekteverzuim
De registratie en analyse van ziekteverzuim dienen als bron van informatie om adequate maatregelen te nemen om het ziekteverzuim terug te dringen en te voorkomen. Een voorbeeld van een verzuimbeleidsplan vindt u op de website van het Vervangingsfonds/Participatiefonds.

Let op: Deze oplossing wordt niet getoetst door de Nederlandse Arbeidsinspectie (NLA).