Gezamenlijk verantwoordelijk

PCBO Apeldoorn heeft de afgelopen jaren grote stappen gezet in haar verzuimmanagement. Zij heeft het traditionele Arbo-model losgelaten. De leidinggevende als werkgever is steeds meer het voortouw gaan nemen in de verzuimbegeleiding. Dit zogeheten eigen regie model heeft PCBO het afgelopen jaar verder uitgebouwd en sterker gepositioneerd. 

Van verzuim naar duurzame belastbaarheid van medewerkers 
‘Een gezamenlijke verantwoordelijkheid van alle betrokken partijen’ 
PCBO Apeldoorn heeft de afgelopen jaren grote stappen gezet in haar verzuimmanagement. Zij heeft het traditionele Arbo-model losgelaten. De leidinggevende als werkgever is steeds meer het voortouw gaan nemen in de verzuimbegeleiding. Dit zogeheten eigen regie model heeft PCBO het afgelopen jaar verder uitgebouwd en sterker gepositioneerd.

Een nieuwe visie op verzuim 
Bij de visie van PCBO is het uitgangspunt dat de leidinggevende primair verantwoordelijk is voor de verzuimbegeleiding van zijn/ haar medewerkers. De leidinggevende kent de mensen op de school en weet ook welke (privé) omstandigheden er spelen. PCBO heeft hiermee als doel verzuim bespreekbaar te maken, gedrag te veranderen en bovenal betrokken te zijn bij de medewerkers. Daarmee streeft PCBO ernaar het verzuim te de-medicaliseren en in omvang terug te dringen.

Op deze visie zijn de volgende uitspraken & uitgangspunten van toepassing:

• De aard en analyse van de ziekte staan niet centraal. Van belang zijn de ingangsklacht (= wat maakt dat iemand niet kan komen werken?) en het denken in termen van fysieke mobiliteit (= is een medewerker, ondanks de beperkingen in staat naar het werk te komen, wat zijn de mogelijkheden voor tijdelijk aangepast werk).
• In geval van verzuim wordt er gestuurd op fysieke mobiliteit (inhoud), oplossingsgericht werken (proces) en de methode van communicatie (relatie).
• We spreken met elkaar over gewenst gedrag en indien nodig spreken we elkaar hier ook op aan.
• Iedereen heeft een persoonlijke verantwoordelijkheid tot het leveren van een bijdrage aan verzuimreductie.
• Werken geeft sociale steun. Werken maakt gelukkig en werken maakt gezonder, ook al is iemand ziek. Er zijn verschillende onderzoeken die dit aantonen.
• De leidinggevende is de regisseur. Alle stappen die adviseurs zetten zijn dus gefiatteerd door de leidinggevende.
• De leidinggevende is zowel resultaat- als budgetverantwoordelijk voor het verzuim binnen zijn team. De leidinggevende kan medewerkers medeverantwoordelijk maken door het onderwerp verzuim hoog op zijn/haar agenda te plaatsen binnen de teamvergadering.
• De HR adviseurs bewaken het proces en denken mee, uiteraard zonder de verantwoordelijkheid van de leidinggevende over te nemen.

Met het versterken van het eigen regie model wil PCBO specifieke aandacht schenken aan de trend binnen de sector onderwijs van de toename van langdurig verzuim wegens psychische klachten. Deze psychische klachten nemen toe wanneer de belastbaarheid van werknemers in het gedrang komt.

Deze trend onderschrijft het belang om binnen de visie op verzuim meer aandacht te besteden aan het vergroten van de weerbaarheid en daarmee de duurzame inzetbaarheid van werknemers. Om die reden wil PCBO veel aandacht besteden aan preventief beleid en het vergroten van de duurzame inzetbaarheid van werknemers.

De doelstellingen 
PCBO Apeldoorn staat voor kwalitatief goed onderwijs en streeft naar het bieden van continuïteit van onderwijs aan kinderen binnen Apeldoorn. Om deze continuïteit te kunnen waarborgen worden eisen gesteld aan de kwaliteit van onderwijs en leerkrachten en de kwaliteit van het werk dat in faciliterende zin wordt gedaan door de medewerkers van bureau PCBO. Uit onderzoek blijkt dat de mate van tevredenheid van werknemers invloed heeft op de kwaliteit van werk en het inzetbaarheidpercentage. Hoe hoger de tevredenheid hoe hoger de kwaliteit die geleverd wordt en hoe hoger het inzetbaarheidpercentage. Hoe hoger het inzetbaarheidpercentage hoe lager de kosten die met ziekteverzuim gepaard gaan. Doelstelling van het beleid van PCBO is om de belastbaarheid van medewerkers optimaal te beïnvloeden en te voorkomen dat mensen (langdurig) uitvallen, zodat een maximaal aantal medewerkers met plezier en met succes inhoud geeft aan zijn/ haar vak. Daarnaast is een doelstelling van het beleid om de eigen regie in verzuimmanagement te vergroten bij zowel leidinggevenden als ook bij medewerkers.

De volgende subdoelen zijn daarbij van belang:

1. Streven naar een inzetbaarheidpercentage op bestuursniveau en terugdringen van de ziekmelding frequentie. Uiteraard houdt het streven naar een zo hoog mogelijke inzetbaarheidpercentage niet op wanneer deze maximumpercentages zijn bereikt.
2. Elke school stelt per schooljaar vast wat de te realiseren doelen (zie subdoel 1) op schoolniveau zijn. Ook staat beschreven hoe deze doelen worden gerealiseerd. Bij het vaststellen van de doelen en de afspraken over de realisatie van de doelen kan de afdeling P&O en de arbodienstverlener gevraagd en ongevraagd advies geven. Deze doelen en afspraken zijn een onderdeel van met management contractgesprek van de directeur van de school met de Raad van Bestuur.
3. PCBO gaat werken met een budget per school aangaande vervanging. De Raad van Bestuur stelt dit budget per schooljaar vast.
4. Bij ieder (dreigend) verzuim wordt vastgesteld in hoeverre het een medisch dan wel niet-medisch probleem betreft waarbij de leidinggevende de regie heeft- en neemt- bij het formuleren en realiseren van een oplossing. De P&O adviseur en de bedrijfsarts zijn belangrijke partners en adviseurs in dit proces. Iedereen denkt en werkt vanuit de visie van PCBO 'van Verzuim naar Duurzame belastbaarheid' waardoor planmatig en gestructureerd gewerkt wordt aan de realisatie van onze gezamenlijke ambitie en doelen.

Door bovenstaande doelen te realiseren krijgen leidinggevenden vanuit het verzuim zicht op de faal- en succesfactoren binnen de school/afdeling die zij aansturen. Hierdoor kan in de toekomst de belastbaarheid van medewerkers proactief en preventief worden beïnvloed. Er ontstaat meer ruimte om verder te bouwen aan teamontwikkeling en organisatie ontwikkeling.

De risico’s & kansen
Bij deze nieuwe manier van werken horen ook risico’s en kansen. Bij de start van de nieuwe aanpak/ visie op verzuim waren er bepaalde risico’s en kansen die binnen de eigen beïnvloedingssfeer lagen:

• Risico 1 Onvoldoende borging van het ingezette beleid waarbij met name de rol van de bestuurders onvoldoende in beeld was.
• Risico 2 Medewerkers en leidinggevenden noemen bepaalde problemen een ziekte. We medicaliseren i.p.v. de-medicaliseren. Belangrijk is te achterhalen waar het verzuim zijn oorsprong heeft.
• Risico 3 De norm ‘Afspraak is Afspraak’ wordt niet binnen de gehele organisatie nageleefd.
• Risico 4 Medewerkers zijn onvoldoende aangehaakt bij de visie, werkwijze en succes.
   
• Kans 1 Leidinggevende leren de regie in eigen hand te nemen en hiervoor enthousiast te maken door de inzet van managementcoaches. De leidinggevende is de sleutel tot succes!
• Kans 2 Medewerkers (nog) meer verantwoordelijk laten voelen voor hun eigen inzetbaarheid en hierin ook de verantwoordelijkheid laten nemen.
• Kans 3 Spreekuur op locatie

Werkwijze
In het kort heeft PCBO Apeldoorn de volgende acties ondernomen om haar nieuwe visie en bijbehorende doelstellingen te realiseren:

• Het formuleren van een nieuwe visie op verzuim
• Afscheid genomen van de bestaande Arbodienstverlener
• Een nieuwe Arbodienstverlener via een Aanbesteding geselecteerd. Dit volgens de BVP methode waarbij je de markt (in dit geval de spelers in het veld van Arbodienstverlening) vraagt hoe zij denken jouw visie en doelstellingen te realiseren met een van te voren bepaald budget.
• Vanaf de start creëren van draagvlak in de GMR en de directies van de scholen door hen deel uit te laten maken van het aanbestedingstraject.

Van groot belang is de nieuwe rol van de Arbodienstverlener die is geselecteerd. De resultaten die zijn behaald komen door de zeer nauwe samenwerking tussen de dienstverlener (de managementcoaches en de bedrijfsarts) de HR adviseurs en de Raad van Bestuur. Bij al deze betrokken partijen is de nieuwe visie een visie die doorleefd is en waarnaar continue gehandeld wordt. Waarbij de kern is dat de directeur de regie voert en we niet alle problemen als medische problemen bestempelen.

Resultaten
Binnen een jaar tijd heeft PCBO Apeldoorn het verzuim van bijna 7% teruggebracht naar ruim 3%. Naast een reductie van de kosten voor Arbodienstverlening en het terugdringen van de kosten voor vervanging brengt een dergelijke werkwijze een nieuwe cultuur en manier van omgaan met elkaar met zich mee. Door de regie laag neer te leggen ontstaat er een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Dit heeft ook een positieve invloed op andere veranderingen die er binnen de scholen en binnen de totale organisatie in gang worden gezet.

Borging van ingezette beleid en resultaten 
Op dit moment is PCBO Apeldoorn bezig met de uitwerking van de borging van inzetbaarheid en verzuim. De komende periode wordt er toegewerkt naar zogenaamde Dienstverleningsplannen die de HR Adviseurs in een onderling overleg met de schooldirectie gaan opstellen. Welke doelen wil een school behalen wanneer het gaat om HR (dat is dus breder dan alleen verzuim en inzetbaarheid), welke afspraken maken we daarover en welke hulp en ondersteuning is daarbij vanuit HR gewenst? Deze Dienstverleningsplannen en de hierin gemaakte afspraken worden vervolgens meegenomen in de managementcontractgesprekken die een schooldirecteur een per jaar heeft met de Raad van Bestuur