Maak verzuim bespreekbaar

In het verleden was het verzuim ten gevolge van ziekte binnen Consent hoog. In samenwerking met het Vervangingsfonds is een plan uitgezet om het verzuimbeleid vorm te geven, een gedeelde visie op verzuim te ontwikkelen en taken en verantwoordelijkheden duidelijk te maken. Door het organiseren van een aantal bijeenkomsten en workshops is er een omslag tot stand gekomen. Dit heeft daadwerkelijk geleid tot een andere visie op verzuim. Met name door verzuim bespreekbaar te maken en het als signaal te zien voor in te zetten acties en door samen te overleggen om verzuim te voorkomen, is een daling van het verzuim ingezet.

Het dalende verzuim stagneerde op een gegeven moment. Dit had mede te maken met de dienstverlening van de toenmalige arbodienst, die niet meer bij onze visie aansloot. We zijn toen gaan onderzoeken waar onze focus op zou moeten liggen: volledig of gedeeltelijk het eigen regiemodel.
We zijn na een degelijke oriëntatie en gesprekken met verschillende arbodienstverleners uitgekomen bij een arbodienst die aansluit bij onze visie en waar we op verrichtingenbasis diensten kunnen afnemen. Met de nieuwe arbodienstverlener hebben we in een aantal gesprekken heel duidelijk onze visies en verwachtingen naar elkaar uitgesproken.
 

Oplossingsrichting van de praktijkervaring:

1. De verzuimapplicatie
2. Het spreekuur met de bedrijfsarts op locatie

Hieronder volgt per oplossingsrichting een nadere beschrijving.

De verzuimapplicatie

Doel van de oplossingen:
Verzuim ten gevolge van ziekte zo kort als verantwoord laten zijn en waar mogelijk voorkomen. Het verzuim beheren en beheersen.

Beschrijving
In combinatie met de inzet op verrichtingenbasis van de bedrijfsarts hebben we de verzuimapplicatie van Verzuimsignaal ingevoerd. Hierin worden onder meer alle ziek- en herstelmeldingen gedaan, relevante informatie ingevoerd, taken en acties in vermeld en gesignaleerd. De schooldirecteuren hebben alleen de personeelsleden van hun eigen school in beheer. De bedrijfsarts en de personeelsadviseur hebben toegang tot de dossiers van alle personeelsleden. De bedrijfsarts heeft tevens een afgeschermd medisch deel.

Voordelen
Op deze manier kan een optimale informatie-uitwisseling plaatsvinden.

• De bedrijfsarts is op de hoogte van de ontwikkelingen, bijvoorbeeld welke afspraken er op school zijn gemaakt, wanneer een medewerker is gestart met re-integreren en hoe dit in de dagelijkse praktijk verloopt.
• De schooldirecteur is op de hoogte van het spreekuurbezoek, omdat het verslag hiervan direct door de bedrijfsarts in de verzuimapplicatie wordt gezet.
• De personeelsadviseur monitort en houdt de te ondernemen acties in de gaten. Tevens spreekt zij schooldirecteuren aan over – al dan niet achterstallige - te ondernemen acties, in te voeren verslagen enz.

Ook de planning van het spreekuur, de eerstejaarsevaluaties en dergelijke worden door de personeelsadviseur verricht.

De verzuimapplicatie is een hulpmiddel bij het beheren en het beheersen van het verzuim, maar wel een effectief hulpmiddel. Het biedt inzicht in de aard en de oorzaken van het verzuim, de duur, de leeftijdscategorieën etc. Dit is ook allemaal via een statistiekengenerator in de verzuimapplicatie inzichtelijk te maken. Hierdoor zijn de verzuimrisico’s sneller in beeld en hierop kan vervolgens actie gezet worden.

Tijd(besparing)

• Alle inspanningen zijn voor alle betrokkenen inzichtelijk. Er hoeft niet meer over en weer gebeld en gemaild worden om informatie duidelijk te krijgen. Acties worden hierdoor sneller ingezet.
• Papieren dossiers zijn niet meer nodig
• Alle relevante informatie is voor iedereen te allen tijde inzichtelijk en dit draagt bij aan een goede communicatie. Hierdoor kan de verzuimende medewerker sneller en beter gere-integreerd worden.
• De duur van het verzuim wordt beperkt.

Kosten

• Eenmalige aansluitkosten. Daarnaast een vast bedrag per jaar.
• Kostenverlagend: Het verzuim is aanzienlijk gedaald. Duur van het verzuim wordt beperkt.
• Besparing op loonkosten. Besparing op tijd (=geld).

Tips
Er is veel aandacht besteed aan de implementatie van de verzuimapplicatie. Het staat en valt immers met de informatie die erin gezet wordt en of dit accuraat en tijdig gedaan wordt. Het eerst halfjaar heeft de personeelsadviseur het geheel beheerd, zodat zij het systeem helemaal in de vingers kreeg, onduidelijkheden eruit werden gefilterd en specifieke wensen van onze organisatie konden worden ingebouwd. Daarna is een uitgebreide instructie aan alle schooldirecteuren gegeven, zodat zij met kennis van zaken konden starten. Doordat de personeelsadviseur al volledig op de hoogte van alle ins en outs van de applicatie, kon snel hulp en advies geboden worden bij voorkomende vragen van schooldirecteuren.

Het spreekuur met de bedrijfsarts op locatie

Doel van de oplossing
Verzuim ten gevolge van ziekte zo kort als verantwoord laten zijn en waar mogelijk voorkomen. Het verzuim beheren en beheersen.

Beschrijving
In ons geval is de locatie het bestuursbureau. De bedrijfsarts is een ochtend per week aanwezig.

Voordelen

• De verzuimende personeelsleden ervaren de locatie als prettig. Ze worden ontvangen, krijgen een kopje koffie of thee aangeboden als ze moeten wachten, ze zien en spreken medewerkers van het bestuursbureau op de gang. Ze ervaren het als persoonlijker dan bij een Arbodienst.
• De directeuren worden regelmatig uitgenodigd om bij een spreekuur aanwezig te zijn. Ook voor hen is het bestuursbureau bekend terrein en daardoor laagdrempelig.
• De personeelsadviseur ziet de verzuimende personeelsleden. Wanneer er bijvoorbeeld een afspraak voor een eerstejaarsevaluatie moet worden gemaakt kan ze dit rechtstreeks met de verzuimende medewerker overleggen. Op het moment dat de medewerker bij de bedrijfsarts is kan ze het combineren met vragen die ze anders per telefoon had moeten stellen.
• Soms wordt de personeelsadviseur lopende het spreekuur gevraagd aan te schuiven. Ze is dan altijd in de buurt en op afroep beschikbaar, omdat ze die ochtend vrij houdt.
• De lijnen tussen bedrijfsarts en personeelsadviseur zijn zeer kort. Direct na het spreekuur wordt altijd nabesproken en eventuele acties doorgenomen.

Tijd(besparing)
Bedrijfsarts en personeelsadviseur bespreken na ieder spreekuur de actiepunten. Die kunnen hierdoor snel in gang gezet worden. Efficiënter.

Kosten

• Kostenverlagend
• Geen overhead voor het bedrijfspand van de arbodienst.
• Daling van het verzuimpercentage, waardoor inzet bedrijfsarts afneemt.
• Duur van het verzuim wordt beperkt.
• Besparing op loonkosten.

Tips
Een prettige ruimte waar de bedrijfsarts ongestoord met de medewerker kan praten en waar een internetaansluiting of een goede ontvangst voor mobiel internet aanwezig is.