De RI&E-cyclus

RI&E: wat moet u als werkgever van een school(organisatie) doen?

De verplichting tot het maken van een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) is een verplichting die voortvloeit uit de Arbowet. De RI&E dient in het primair onderwijs eens per vier jaar te worden uitgevoerd. Als er tussentijdse ingrijpende wijzigingen plaatsvinden, bijvoorbeeld bij een fusie, een verhuizing of nieuwbouw, dan moet de RI&E uiteraard eerder worden uitgevoerd. Immers er ontstaan dan nieuwe risico’s omdat de personeelssamenstelling verandert en een nieuw schoolgebouw in gebruik wordt genomen.

RI&E instrument voor het PO: Arbomeester

Voor de uitvoering van de RI&E kunt u het beste gebruik maken van de speciaal voor het primair onderwijs ontwikkelde Arbomeester. Arbomeester is erkend als branche-RI&E-instrument voor het primair onderwijs. In de Arbomeester zijn alle relevante arbeidsrisico’s opgenomen. Via het beantwoorden van vragen krijgt u snel een overzicht van knelpunten. Het beoordelen naar de ernst van deze risico’s is door een team van deskundigen al voor u uitgevoerd. Op basis van deze beoordeling krijgt u uiteindelijk een plan van aanpak voor de school. In het plan van aanpak moet helder zijn omschreven welke actiepunten, wanneer en door wie uitgevoerd gaan worden. Vooral het aangeven van het moment waarop u de actiepunten gaat uitvoeren is van belang. De Nederlandse Arbeidsinspectie kan u hierop aanspreken.

Quickscan Welzijn Personeel: eens per twee jaar uitvoeren

Binnen de RI&E (Arbomeester) zit een Quickscan Welzijn Personeel. De Quickscan gaat niet alleen in op het onderwerp werkdruk, in het primair onderwijs een belangrijk arborisico. Maar ook pesten, agressie, geweld tegen personeel en discriminatie (psychosociale arbeidsbelasting).
De Quickscan moet eens per twee jaar worden uitgevoerd. In een plan van aanpak moeten maatregelen worden vastgesteld en uitgevoerd die aansluiten op de knelpunten uit de Quickscan.

Zorg er voor dat u in de RI&E duidelijk aangeeft op welke wijze het personeel toegang heeft tot arbodeskundigen: de preventiemedewerker(s), de bedrijfsarts of de arbodienst. Per 1 juli 2017 heeft de medewerker overigens een wettelijk recht tot het arbospreekuur van de bedrijfsarts.

Meerdere organisaties onder één dak? Samenwerken!

In toenemende mate zijn verschillende organisaties (onder andere basisschool, kinderopvang, muziekschool) gevestigd in één gebouw, waarbij iedere organisatie beschikt over eigen ruimtes. Het is belangrijk dat alle organisaties dan goed samenwerken bij het voorkomen van ongevallen en beroepsziekten. Denk aan samenwerking m.b.t. de opstelling van de RI&E voor wat betreft het schoolgebouw. Maar ook aan goede afspraken over de BHV, bijvoorbeeld m.b.t. de alarmering en ontruimen van een gebouw. De samenwerkingsverplichting tussen verschillende organisaties (werkgevers) staat aangegeven in artikel 19 van de Arbowet.

Plan van aanpak

Het plan van aanpak, dat voortvloeit uit de RI&E, is hét middel waarmee u de knelpunten concreet gaat aanpakken. Ieder onderdeel uit het plan van aanpak bestaat uit de volgende onderdelen:

• Hoe wordt het aangepakt?
• Wie pakt het aan? Wie is verantwoordelijk?
• Hoeveel mag het kosten?
• Wanneer is het klaar?
• Hoe gaan we het evalueren?

Al deze onderdelen staan standaard in de Arbomeester.

Toetsing RI&E

Zowel de geheel uitgevoerde RI&E (inclusief de Quickscan) als uw plan van aanpak stuurt u ter toetsing naar de arbodienst. Als u geen basiscontract heeft met een arbodienst (vangnetregeling), dient u de RI&E en het plan van aanpak aan een BIG-geregistreerde bedrijfsarts of een gecertificeerde arbo(kern)deskundige (veelal een hogere veiligheidsdeskundige) ter toetsing voor te leggen (maatwerkregeling). De arbodienst of de arbo(kern)deskundige stuurt de toetsing en een advies daarover zowel naar de werkgever als naar de personeelsgeleding van de (G)MR. De toetsing is een wettelijke verplichting. De adviezen van de arbodienst of de arbo(kern)deskundigen neemt u in principe over, tenzij u goede argumenten hebt om dit niet te doen. Ná instemming van de personeelsgeleding van de (G)MR kunt u aan de slag met het uitvoeren van het plan van aanpak.

Uitvoeren en evalueren plan van aanpak: RI&E cyclus

Met het plan van aanpak moet de werkgever, veelal de (school)directeur, aan het werk. Het is de medewerker met preventietaken (preventiemedewerker) die dit proces coördineert en bewaakt. Dit betekent niet dat de preventiemedewerker alleen verantwoordelijk is voor de uitvoering van de maatregelen uit het plan van aanpak. Die (verbeter)maatregelen kunnen worden verdeeld over het gehele team.
Regelmatige terugkoppeling over de voortgang van het plan van aanpak is zeer aan te bevelen, bijvoorbeeld ééns per twee maanden of per kwartaal. Minimaal eens per jaar evalueert u de totale voortgang van het plan van aanpak. Kijk naar het effect van de verbetermaatregel. Onvoldoende effect? Bekijk of zoek naar een andere verbetermaatregel. Ná vier jaar wordt de RI&E opnieuw uitgevoerd, en zullen de oorspronkelijke verbeterpunten (veelal) zijn verdwenen.

Door deze werkwijze ontstaat de RI&E-cyclus die ervoor zorgt dat het verbeteren van arbeidsomstandigheden een permanent aandachtspunt blijft.

Arbobeleidscyclus

De RI&E-cyclus maakt onderdeel uit van de arbobeleidscyclus. De arbobeleidscyclus kent 5 stappen, die ook wel worden aangeduid als de 5W-methode:

• Stap 1: Willen = Arbobeleid of arbobeleidsplan
• Stap 2: Weten = Risico-inventarisatie en –evaluatie (RI&E) = Arbomeester
• Stap 3: Wegen = Plan van aanpak = Arbomeester
• Stap 4: Werken = Uitvoeren van plan van aanpak
• Stap 5: Waken = Evalueren plan van aanpak.

In dit schema wordt aangegeven:

• Wat per stap gedaan moet worden
• Door wie dat moet gebeuren, en
• Wanneer dat moet worden uitgevoerd

*Scholen met 25 of minder werknemers/personeelsleden (de éénpitters) hoeven de RI&E en Plan van aanpak niet te toetsen als ze gebruik maken van de Arbomeester.

Let op: deze vrijstellingsregeling voor het toetsen van de RI&E en het Plan van aanpak geldt dus niet voor een school met 23 werknemers/personeelsleden die onderdeel uitmaakt van een stichting waar in totaal bijvoorbeeld 150 werknemers/personeelsleden werken verspreid over diverse scholen.